E-change : des étapes clés qui allient expérimentations et logiques territoriales

Chers lectrices et lecteurs

Suite à des rencontres variées et enrichissantes nous avons décidé de publier un prototype des étapes

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clés de notre projet. Celui-ci est clairement amené à évoluer donc n’hésitez pas à commenter ou à nous contacter.

Les étapes clés

Au niveau central

- Étude d’impact visant à mesurer le domaine d’amplitude et la potentialité des biens pouvant être vendus/échangés

- Mise en place d’une équipe au sein du SAE ou de la DNID pour impulser

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la dynamique

- Création matérielle et technologique de la plate-forme d’échange et d’un système de suivi (sorte de « service après vente » du site qui réalise des actions de soutien)

- Présentation du projet au niveau central → mesures de communications intensives

- Lancement du projet expérimental → Premières expérimentations au sein de quelques ministères

- Recensement des types de biens vendables/échangeables sur la plate-forme

- Premiers échanges/ventes sur la plate-forme

- Rapport d’évaluation des expérimentations

- Élargissement à un maximum de ministère

- Rapport d’évaluation de l’élargissement

Au niveau territorial

- Présentation du projet au niveau régional, au sein du schéma de mutualisation du préfet de région, expérimentations ou généralisation. Le projet territorial prend en compte les préconisations des rapports d’évaluations.

-

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Détermination du réfèrent local par service concerné (reste à déterminer le champ d’action du référent, par préfecture, direction, service, bureau,…)

- Recensement des biens non utilisés par service

- Début des échanges/ventes au niveau territorial

- Rapport d’activité de la plate-forme

L’équipe e-change

Si vous souhaitez nous aider, nous interpeller ou nous interroger, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse email suivante : benjamin.dupuis@stagiaire.ira-nantes.fr


1 comment

  1. Bonjour,

    Le projet que vous promouvez est très intéressant. Au niveau local, les initiatives comme je l’ai indiqué dans une récente note sont plutôt privées… voir notre note: http://www.ifrap.org/SAE-et-Public-Bartering-echange-de-biens-entre-personnes-publiques,13071.html avec notamment les sites collectivites-echanges.fr et http://www.mairies.prets.echanges.fr.

    Je note que vous voulez procéder au niveau de l’Etat à une étude d’impact préalable. Je pense que cette phase est difficile à mettre en place et sera nécessairement grossière et succinte, car elle suppose un reporting très précis de la position des stocks et achats au sein de chaque administration, ce qui me semble assez utopique à réaliser dans l’état actuel des circonstances (mais des audits de modernisations spécifiques pourraient être diligentés).

    La fondation iFRAP préconiserait davantage une approche proposant de travailler en amont sur la mise en place d’une cellule de suivi au sein même du SGMAP afin de créer l’impulsion, puis de mise en place d’une structure dédiée mixte DNID-SAE afin d’améliorer le suivi des achats de l’Etat.

    En tout état de cause son action ne concernerait que les ministères civils. Un développement spécifique et autonome devrait avoir lieu pour la Défense en lien avec le service du commissariat aux armées (SCA).

    Il faut réfléchir:
    - A la mise en place d’un code-barrage de l’ensemble des biens entrants (achats) et échangeables, de façon à connaître précisément l’état des stocks existants, l’emplacement et le suivi ministère/ministère (sur le mode de ce qui a été mis en place par la commission de recollement des œuvres d’arts dans les musées de France).

    - Le déploiement en vagues comme cela l’a été récemment par le SAE (Callypso), afin de placer auprès des responsables achats des ministères, des responsables “échanges” auxquels il faudra progressivement assigner des objectifs.

    - Mettre en place de schémas stratégiques d’échanges établis dans chaque ministère, en rapport avec le séquençage des besoins en fourniture et de leur cycle de vie (en lien avec les premiers éléments remontants de l’ouverture rapide de la plateforme d’échanges).

    - Bien travailler comme nous le suggérions récemment sur le traitement “budgétaire” et l’incitation à l’échange, que celui-ci soit unilatéral (sans contrepartie) ou bilatéral (contre fourniture de crédits par exemple).

    Il faudrait dans chaque cas permettre une non-pénalisation des ministères en état de sous-consommation par rapport à ceux en état de “sur-consommation” de fournitures. L’approche à retenir dans les arbitrages budgétaires pourrait-être l’évaluation du coût historique du bien à échanger contre crédits. Mais le processus risque d’être fastidieux, chronophage, et surtout inopérant s’il aboutit à une sur- ou sous-consommation de crédit, ce qui au niveau des négociations financières reviendrait exactement au même.

    Il faut donc dans un premier temps à notre avis procéder de façon informelle, puis résorber ensuite les stocks latents en procédant par exemple à une modulation des gels de crédits au bénéfice de la réserve de précaution, à raison de la déclaration des biens cessibles sur la plateforme ad hoc que vous envisagez de déployer. L’évaluation par les référents ministériels pourrait s’effectuer en nombre d’unités proposées sur le nombre total d’unités non-consommées en fin d’exercice.
    Par ailleurs le principe d’annualité budgétaire milite pour la prudence dans le déploiement de la réforme. En effet, les ministères ne peuvent théoriquement pas se constituer de “réserves de guerre” pour faire face en cas de gros temps. La systématisation du système risquerait de faire apparaître des gisements dans les ministères optimisant le moins bien leurs achats, ou ne les consommant pas systématiquement en fin d’exercice (par exemple carburants, consommables, fluides etc…).

    Pour palier à ce problème il est nécessaire de bien communiquer sur la mise en place de la plateforme, sur l’enjeu d’une mutualisation réussie (réallocation des biens là où ils sont les plus nécessaires), et des effets induits : réduction des standards divergents entre administrations pour les dépenses de fonctionnement « support » voire « métier » (à la marge) afin de fluidifier les échanges etc…

    Il est par contre tout à fait indispensable, ce que vous soulignez, de bien assurer un reporting exhaustif ex-post, afin de mieux connaître les marges de manœuvres, de constituer des référents échanges au sein des ministères centraux et des services déconcentrés, et pourquoi pas de permettre des échanges entre collectivités publiques, ou entre opérateurs/agences d’État ou locales (mais les limitations juridiques à ces échanges devront nécessiter des travaux réglementaires spécifiques).

    Enfin permettre de dégager les indicateurs nécessaires à l’effet volume induit par la mise en place du système de mutualisation (nombre/montants d’achats évités), ce qui revient à donner des indications supplémentaires en terme d’économies générées sur les dépenses de fonctionnement.

    bien cordialement,

    Samuel-Frédéric Sevière
    Fondation iFRAP